Badania efektywności pracy zespołu

Aby móc efektywnie realizować stawiane cele nasze zespoły powinny być na odpowiednim etapie rozwoju. Niniejsze badanie określa na jakim etapie rozwoju jest zespół kierowany i zarządzany przez danego menedżera. Wyróżniamy 5 etapów rozwoju zespołu:

0. Grupa ludzi pracujących razem

1. Zespół wrażeniowy
2. Zespół konfliktowy
3. Zespół synergiczny
4. Zespół dojrzały
5. Zespół wypalony = Grupa ludzi pracujących razem

Etapy rozwoju zespołu

Poziom etapu rozwoju oceniany jest wg wartości jaką uzyskuje zespół w 10 kompetencjach:

1 – zaangażowanie członków zespołu
2 – otwartość w wyrażaniu myśli, opinii, zadawaniu pytań, słuchaniu
3 – samodzielność w podejmowaniu decyzji i braniu za nie odpowiedzialności
4 – dzielenie się wiedzą (nie ukrywanie posiadanej wiedzy)
5 – kreatywność członków zespołu
6 – chęć rozwoju i uczenia się
7 – współpraca i synergia pracy
8 – nastawienie na cel
9 – atmosfera pracy
10 – utożsamianie się z firmą/ działem

Etap 0

Grupa ludzi pracujących razem

Pracownicy na tym etapie, tworzą grupę ludzi pracujących razem, ale nie dbającą o wspólne cele. Mają różne potrzeby i doświadczenia.

W zespole takim występuje:

NISKA dojrzałość funkcjonalna (w zakresie kompetencji) oraz
NISKA dojrzałość relacyjna (w zakresie utrzymywania relacji z ludźmi)

Ponieważ uczestnicy nie wchodzą w bliższe relacje, wymagają od osoby kierującej dookreślania struktur, ról, wzajemnych zależności, jak również norm obwiązujących w grupie. Grupa wymaga też zarówno jasnego określenia celów swojej działalności, jak i precyzji ich określania.

Na tym etapie ujawnia się duże zapotrzebowanie na informacje zwrotne na temat sposobu wykonywania zadań przez każdego z uczestników. Każdy z pracowników potrzebuje informacji zwrotnej na temat swojego funkcjonowania – co robi dobrze, co źle i co może robić, by lepiej wykonywać swoje zadania. Ważne by informacje były jak najbardziej szczegółowe, a zespół na każdym etapie zadania dokładnie kontrolowany. Stąd niebywale ważna na tym etapie jest rola lidera, który kontroluje, dostarcza informacji zwrotnych oraz stanowi ogniwo spajające członków grupy. Pracownicy oczekują kontroli i jasno określonych zadań.

Etap 1

Zespół wrażeniowy

Zespół ten cechuje:

NISKA dojrzałość funkcjonalna (w zakresie kompetencji) oraz
NISKA dojrzałość relacyjna (w zakresie relacji z ludźmi), ale WYSOKA chęć budowania dobrego WRAŻENIA (strach przed odrzuceniem)

Na tym etapie pracownicy rozpoczynają budowanie relacji. „Kierują swoim wrażeniem”, dążąc do tego, aby inni widzieli ich takimi jak chcą być widziani (E.Aronson).  Nawiązują się pierwsze przyjaźnie, znajomości. Dojrzałość kompetencyjna jest niska, przez to efektywność takiego zespołu nie jest wysoka. Cały czas pracownicy oczekują dokładnego instruowania w zakresie konkretnych zadań, pomocy technicznej i kontroli.

Etap 2

Zespół konfliktowy

Zespół taki charakteryzuje:

NISKA dojrzałość funkcjonalna (w zakresie kompetencji) oraz
NISKA dojrzałość relacyjna (w zakresie relacji z ludźmi), ale WYSOKA chęć spełnienia swoich potrzeb.

Na tym etapie pracownicy, jak każdy człowiek w grupie „WCHODZĄ W KONFLIKT”. Nie spełnione potrzeby są przyczyną wszystkich konfliktów. Jest to nieunikniony etap rozwoju zespołu. Zła atmosfera pracy kumuluje się, a relacje niszczą. Pracownicy są niezadowoleni z szefa, a szef ma wiele uwag do pracowników. Miedzy sobą pracownicy przez to mogą również wchodzić w konflikty, mając wzajemne pretensje. Niska przy tym dojrzałość funkcjonalna powoduje, że efektywność pracy takiego zespoły jest najniższa. Ludzi nie biorą odpowiedzialności, nie podejmują decyzji, żądają zmian i oczekują jeszcze bardziej dokładnego instruowania w zakresie konkretnych zadań i jego podziału między pracownikami. Są niezadowoleni. Podczas kontroli wykazują się biernością i brakiem zaangażowania. Na tym etapie zadaniem menedżera jest umiejętne rozwiązywanie konfliktów, rozładowywanie emocji, przekazywanie konstruktywnej krytyki nastawionej na rozwiązania i asertywnej informacji zwrotnej. Czasem musi też być mediatorem między pracownikami.

Etap 3

Zespół synergiczny

Większość członków zespołu posiada już spore doświadczenie w zakresie wykonywanej przez siebie pracy. Zespół charakteryzuje:

WYSOKA dojrzałość funkcjonalna (w zakresie kompetencji) oraz

NISKA dojrzałość relacyjna (w zakresie relacji z ludźmi), ale WYSOKA chęć spełnienia potrzeby SPOKOJU, aby SYNERGICZNIE pracować.

Konflikty były, są i będą. Pracownicy przyzwyczaili się (bądź nie) do form rozwiązywania konfliktów i pracują, aby wykonywać zadane cele. Relacje są już ustalone. Dla własnego bezpieczeństwa starają się realizować cele jak najlepiej. Nie wymagają też aż tak dużej kontroli – można zatem ograniczyć się do konsultacji na temat sposobu wykonania poszczególnych zadań i powierzyć im odpowiedzialność za ich wykonanie.

Jeżeli zespół ma nadal się rozwijać, należy stawiać przed nią zadania skonsultowane tak, by w toku ich wykonywania uczestnicy byli nawzajem od siebie zależni. Dzięki temu rozwija się proces wzajemnej współpracy, rozwija się też struktura komunikacyjna. Zadaniem lidera na tym etapie jest inicjowanie jak największej ilości bezpośrednich kontaktów między członkami zespołu.

Etap 4

Zespół dojrzały

Większość członków zespołu posiada już spore doświadczenie w zakresie wykonywanej przez siebie pracy oraz ustawiła pozytywne relacje na wysokim poziomie zaufania. Zespół charakteryzuje:

WYSOKA dojrzałość funkcjonalna (w zakresie kompetencji)
WYSOKA dojrzałość relacyjna (w zakresie relacji z ludźmi)

Członkowie zespołu sami odpowiadają za swoją pracę. Zespół gwałtownie dojrzewa również w obszarze kontaktów interpersonalnych. Wzrasta umiejętność rozwiązywania konfliktów, co oznacza lepszą atmosferę pracy. Lider na tym etapie jest dla większości członków zespołu partnerem, posiadającym jedynie nieco więcej władzy niż pozostali jej uczestnicy.

Na tym etapie mamy do czynienia z dojrzałym zespołem. Charakteryzują go następujące cechy:

  • jasno sprecyzowane cele i zadania, zarówno dla jednostek jak i całej grupy lub instytucji (znane, rozumiane i podzielane przez cały zespół),
  • sprawny przepływ informacji pomiędzy liderem i grupą (zadawanie pytań, słuchanie, wspólne wyciąganie wniosków) – komunikowanie się,
  • sprawny przepływ informacji pomiędzy współpracownikami – członkami grupy,
  • możliwość brania i dawania wsparcia o charakterze społeczno-emocjonalnym,
  • istnienie i akceptacja dla wspólnych wartości (norm, celów, oczekiwań, potrzeb) przez wszystkich członków grupy,
  • relacje grupowe nie utrudniają koncentracji na zadaniach – tworzą klimat twórczej współpracy, sprawny podział ról i funkcji w ramach przydzielonych zadań (uzgadnianie indywidualnych sugestii czy pomysłów w ramach realizacji określonego zadania),
  • umiejętności wykorzystywania i uwzględniania indywidualnych cech i predyspozycji w dzieleniu się zadaniami – mające na celu jak najlepsze wykorzystywanie wszystkich posiadanych przez członków grupy umiejętności (rozpoznawanie przez grupę indywidualnych uzdolnień, umiejętności i mocnych stron poszczególnych jej członków),
  • wymiany poglądów i współpracy (grupa nie popada w skrajność – z jednej strony brak tendencji do przekształcania się w grupę towarzyską, z drugiej strony nadmierna sztywność i wzajemne animozje nie zakłócają pracy). Zadaniem lidera na tym etapie jest obserwowanie grupy (czy i jak sobie radzi z powierzanymi jej zadaniami). Ważne jest jednak, by powstrzymywał się od nieuzasadnionych ingerencji i pozwalał członkom grupy na swobodne działanie.

Etap 5

Zespół „wypalony”

Wypalenie zawodowe to stan psychofizycznego zmęczenia organizmu, spowodowany długotrwałym stresem. Może wynikać z konfliktu wartości, danych, strukturalnego, relacji itp.  Wówczas zapominamy dbać o siebie, swoich bliskich oraz …. pracę. Christina Maslach, badacz zagadnień wypalenia zawodowego, wskazuje na trzy etapy wypalenia zawodowego:

  • 1. Stadium wyczerpania emocjonalnego. Subiektywne poczucie nadmiernego zmęczenia i wyczerpania zasobów, poczucie wyeksploatowania zawodowego i braku możliwości regeneracji sił.
  • 2. Stadium depersonalizacji i cynizmu. Dystansowanie się w stosunku do współpracowników, klientów, rozluźnienie więzi emocjonalnej ze współpracownikami.
  • 3. Stadium braku poczucia osobistych osiągnięć i kompetencji w związku z wykonywaniem pracy. Negatywna ocena kompetencji zawodowych, obniżone poczucie dokonań osobistych, negatywne ocenianie własnej pracy, brak kontroli nad sprawami zawodowymi.

Firmy

Instytucje